Quante e quali riunioni fare in un anno?
Come vi avevamo già parlato nell’articolo sulle riunioni efficaci, gli incontri periodici tra le persone che lavorano insieme sono momenti utili a coordinare un’azienda in crescita. Non sempre sono decisionali, a volte possono essere una semplice occasione per informare o per confrontarsi, facendo si che l’azienda si muova in modo coordinato e integrato.
Tuttavia le riunioni gestiste male possono portare a spiacevoli danni e incomprensioni. Bisogna fare attenzione a molti dettagli nella loro organizzazione, altrimenti è possibile andare incontro a quelli che vengono definiti “i 3 diavoli delle riunioni”:
non fare riunioni
fare riunioni e non decidere
decidere e non agire
Le riunioni nel Sistema FBU sono un momento fondamentale per assicurare all’azienda di funzionare in modo efficace ed efficiente. Corrispondono al momento della riflessione, del confronto e della decisione per poi tornare a lavorare e potersi riallineare alla riunione successiva.
Una delle domande che ci fanno più spesso è: “Quante riunioni devo fare in un anno?”. Noi giriamo la questione e vi spieghiamo quante e quali tipi di riunioni sono necessarie nel corso di un anno di lavoro.
Quando fare le riunioni?
Il Sistema FBU prevede una struttura di riunioni che impegna non più del 20% del tempo delle persone coinvolte. Sembra una grande quantità di tempo, ma è un impegno fondamentale se si vuole assicurare un coordinamento efficace dell’azienda.
Riunione Giornaliera. 5-10 minuti di contatto con il proprio team o il proprio ufficio per fare il punto della situazione della giornata che sta iniziando. Lo scopo è cogliere lo stato d’animo delle persone e coordinarsi sulle priorità.
Riunione Settimanale. Un’ora alla settimana di coordinamento all’interno dell’ufficio sui programmi di lavoro delle persone e di aggiornamento su priorità individuali e condivise. Oltre a questo, è anche occasione per stabilire il possibile lavoro di supporto reciproco.
Riunione Settimanale Interfunzionale. Una riunione tra uffici che condividono processi. A seconda del tipo di azienda può variare la tipologia. Ad esempio: riunioni di gestione della programmazione della produzione, riunioni di avanzamento delle commesse, riunioni di gestione dei progetti e sviluppo prodotto.
Riunione Mensile. Si tratta della riunione tra i primi livelli per condividere l’andamento della gestione dell’impresa rispetto agli obiettivi prefissati e agli anni precedenti. Inoltre può esserci un confronto sui progetti interfunzionali.
Riunione Semestrale o Annuale. Per aggiornare il primo livello dell’azienda e stimolare il confronto rispetto al mercato esterno e allo sviluppo interno. Per fare il punto della situazione sullo scopo dell’azienda, su visione e strategie, stimolando nuovi progetti e guardando sempre al futuro dell’impresa.
Come possiamo aiutarti?
Noi di FBU abbiamo predisposto alcuni strumenti gratuiti per aiutarti a gestire i diversi aspetti del tuo business, riunioni comprese. Puoi consultarli in autonomia o con il tuo team.
Se hai bisogno di capire meglio come applicarli nella tua realtà, non esitare a contattarci! info@familybusinessunit.it
